Manajemen Proyek di Bidang IT dan Pendidikan

Nah , pada Manajemen proyek di Bidang IT dan Pendidikan memilki prinsip umum menurut George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling). POAC memiliki artian sebagai berikut :

• Planning (Perencanaan)

• Organizing (Pengorganisasian)

• Actuating (Penggerakan)

• Controling (Pengendalian)

A.Pada Planning (Perencanaan)

proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B.Organizing (Pengorganisasian )

Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. 

Pada Organizing memiliki fungsi yaitu :

•  menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

•  membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

•  mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

•     koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

•     koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); danc

•     koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). 

C.Actuating  (Penggerakan )

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

D.Controlling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor.

Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

•     Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

•     Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

•     Prosedur dan cara kerjanya

•     Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.    

•    PROYEK 

memiliki artian kegiatan tertentu (oleh manusia – ada waktunya – tempat & metode/cara –alat & bahan),jelas waktunya,tidak rutin,ada alasan yang jelas
 

• KONSEPSI PROYEK :

Kegiatan proyek adalah:Suatu paket /rangkaian  kegiatan, yg dilakukan  dalam jangka waktu tertentu,  dengan alokasi sumber daya tertentu,  dan  untuk mencapai sasaran tertentu(yang telah digariskan dengan jelas).

• CIRI - CIRI PROYEK :

-Merupakan Suatu paket /rangkaian  kegiatan
-Memiliki tujuan khusus (sasaran  & kriteria yg jelas)
-Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)
-Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
-Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)
-Non rutin / tidak berulang-ulang

• KRITERIA PROYEK

-Menggambarkan realitas situasi pengambilan keputusan
-Kapabel untuk dilaksankan
-Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan
-Mudah dimplementasikan
-Cos effectiveness

• JENIS KEGIATAN PROYEK 

 Dilihat dari komponen kegiatan utama proyek ada 5 macam proyek:
    1. Proyek konstruksi (ex: pembangunan gedung
       sekolah)

    2. Proyek manufaktur (untuk menghasilkan
        produk  baru)

    3. Proyek penelitian dan pengembangan

    4. Proyek pelayanan manajemen (hasilnya 
       berupa  laporan akhir)

    5. Proyek kapital (untuk investasi, ex:
         pembebasan tanah)

• PROYEK DAN PROGRAM 

Proyek perbeda dengan program karena :

-Proyek:  Paket / Rangkaian kegiatan yg merupakan bagian dari program, berlangsung dlm jangka waktu yg tlh ditentukan (terbatas)  dg  alokasi sumber daya ttt  & untuk mencapai  sasaran yg  telah  ditetapkan (indikatornya  jelas).

-Program: Sederetan kegiatan yg akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
PS: Kegiatan yg sdh dilaksanakan Bukan lagi merupakan program

 KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK ( Berdasarkan definisi Kerzner )

• Menggunakan pengertian manajemen berdasar fungsi (REGARAHKORMUSI)

•  Kegiatan yg dikelola berjangka pendek, dg sasaran yg tlh digariskan secr spesifik.

   

Pada Manajemen proyek diperlukan yaitu : 

• Supaya target tercapai

• Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan

• Memerlukan kecepatan (not business as usual)

• Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.

• Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik,memerlukan terobosan.

Tahap manajemen proyek yaitu :

• Desain (Perencanaan, pendanaan, penganggaran)

• Implementasi/Pelaksanaan (organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya

• Evaluasi: -monitoring – pengendalian

• Audit Proyek

• Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi  proyek)

• Terminasi: Penutupan proyek.